档案整理管理-档案整理-东方明德公司

保存期限

文件保存期限除***有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)***规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)***核准文件；(7)不动产所有权状及其他***凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须久保存的文书。

2、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。

3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。

4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

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问题分类法

问题分类法就是按照文件内容所涉及的问题对归档文件分类。采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。特别是由于设类可以不受内部机构的限制，***的中心任务和主要活动可以单独设类，能够比较突出地反映一个***职能活动的主要面貌。

在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部***机构的职能性质来设置类别，例如，将党委、工会、共青等机构形成的归档文件划党群类'，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤形成的归档文件划为“行政类”等等。

问题分类法主观性较强，应慎重采用，特别是不要轻易打乱***机构而先按问题分类。同时，要注意按照***的基本职能来设置类别，类目体系力求简明，合乎逻辑。文件归类应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的归档文件在去年放人哪类中，今年亦应归人同一类中，不要根据一时的需要随意更改，以免给将来的查找利用带来不便。

档案名称及编号

1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，档案整理咨询，不宜笼统含混。

2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来***扩大或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，档案整理管理，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，档案整理，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

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