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档案扫描

档案扫描（也称为档案数字化加工或数字化扫描加工服务等）是近几年才兴起的一项服务形式，随着信息化建设的加速和无纸化办公的要求，要把纸质的档案转化成电子化的档案以方便查询和利用，档案扫描顺应了这一潮流，并在这几年内快速兴起。档案扫描融合了档案扫描、CCD技术、OCR识别和文档管理等技术，可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化（数字化）文本、影像，并实现信息高速检索。

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档案扫描方法

一、扫描工作的前期准备

1.做好扫描工作的顶层设计

做好扫描工作首先要搞好本单位扫描工作的顶层设计,即扫描工作与有关工作之间的统筹规划,主要分为三个方面的内容。一是协调好立档单位与档案馆之间扫描工作的分工。明确档案在立档单位扫描还是在档案馆扫描,以便于各单位做好自身工作任务的安排。二是统筹好档案部门一个年度内扫描工作任务量与其他工作之间的关系。扫描工作是一项常态化的任务,应该对本单位目前既有的工作量进行统筹,合理制定工作计划。如果工作量过大,必然会导致“赶工”现象,使扫描质量下降,同时还会影响和干扰正常的办公秩序;如果工作量制定过小,扫描速度赶不上档案移交进馆的速度,将会导致档案的积压,而且也会使这些档案无法得到及时、有效的利用。三是规划好要进行扫描的档案之间先后顺序的关系。应该按照对档案利用需求的急缓程度进行扫描,利用需求大的档案优***行扫描。

2.扫描工作软硬件设备的配置

扫描工作软硬件的配置是做好扫描工作的物质基础,良好的配置可以提升扫描工作的效率。首先是设备配置的效费比问题。由于扫描工作对设备功能性要求单一,过高的配置会造成资源的浪费,应该根据工作的实际需求,合理配置,提升设备的性价比,为单位节约资金。其次是软件的可操作性与方便性。档案扫描软件应该充分考虑到档案部门中大部分人的接受能力。在考虑到软件功用性的基础上,兼顾软件的可操作性和简便性,一般采用封装性比较好的软件产品。如果软件操作过于复杂,势必会遭到抵1制,降低工作效率,应该努力在软件的可操作性、方便性与功用性之间寻找平衡点。再次就是设备的配置要考虑到发展的因素,确保现阶段的配置能够满足在今后一定时期内的可用性,避免设备因不能满足发展的需求而过早的更新换代。

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档案扫描前期工作

1.做好要进行扫描的档案的前期处理

档案部门所存储的档案一般都是采用“三点一线”的方式缝制后装在案卷盒内的。为加快扫描速度,以及确保扫描质量,一般将缝制好的档案拆开,以便于能用高速扫描仪进行扫描。在拆线的过程中,应该谨防刀具划伤档案以及其他因素对档案产生的损伤。对于拆线的速度,应该与扫描速度相配合,一般拆完一卷扫描一卷,这样可以防止由于拆好的档案大量的堆积而造成档案混杂或丢失;亦可以两个人为一个小组,进行分工协作,一个人负责拆,一个人负责扫描。同时,在前期处理中,还应该对先前档案整理的规范性进行检查,如文件名与目录是否对应、档号章填写是否正确、件内页数标注是否有误等,由于归档工作的不认真,在工作中上述错误现象极为普遍。

2.规范有关操作流程与标准

规范有关操作流程与标准是对与扫描工作有关的各个环节操作方法的统一,以便于扫描人员在具体操作时能够有据可依,以防无效劳动的产生,造***力、物力资源的浪费。一是扫描工作中各个环节都要责任明确,以防在出现问题时互相扯皮,以及由于责任不明确而造成的管理混乱等。二是规范扫描工作的操作流程,确保各个环节工作之间的有效衔接。如扫描人员从库房中领取要扫描的档案要履行严格的借阅程序、扫描数据移交的程序等。三是扫描数据质量标准的统一,如扫描数据信息的存放格式、分辨率等有关图像质量参数的要求。同时,还应该加

强对扫描人员关于操作流程与标准的培训与传达力度,确保他们熟练掌握操作流程、熟知有关标准要求。

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